Neues Schuljahr vorbereiten: 5 Schritte

Der erste Schultag rückt näher — und mit ihm die Frage, die sich an jeder Schule vor dem Schuljahresbeginn stellt: Was muss vorher erledigt sein, damit der Start nicht in Rückfragen und Nacharbeit versinkt? Entschieden wird das erfahrungsgemäß nicht in der ersten Schulwoche, sondern in den zwei Wochen davor.

Der Klassiker ist immer derselbe: Die Datenbasis stimmt nicht ganz. Kinder stehen noch in der alten Klasse, zwei neue Kolleginnen haben keinen Zugang, Eltern erreichen niemanden. Jeder dieser Punkte kostet in Woche eins ein Vielfaches der Zeit, die er vorher gekostet hätte. Die folgenden fünf Schritte sind genau die Reihenfolge, in der sich der Schuljahreswechsel am schnellsten erledigen lässt: von der Datenbasis über die Menschen bis zum Kalender.

1. Import aus dem Schulverwaltungssystem

Jedes Schuljahr sollte mit einem frischen Import aus dem Schulverwaltungssystem beginnen — nicht mit dem Weiterschieben des Vorjahres von Hand. edoop übernimmt die Daten aus zahlreichen amtlichen Systemen: ASV (Bayern), DaNiS und Sibank (Niedersachsen), LUSD (Hessen) sowie BMS-LSA (Sachsen-Anhalt). Arbeitet Ihre Schule mit einem anderen System, läuft der Import über einen CSV-Export nach unserer Anleitung — wir unterstützen Sie dabei persönlich.

Der Gewinn liegt in der Automatik: Die Klassen des neuen Schuljahres werden angelegt, und jedes Kind wird in genau die Klasse weitergezogen, in der es tatsächlich ist — inklusive Wechsel, Wiederholungen und Neuzugängen. Wer seine Kurse im Schulverwaltungssystem pflegt, bekommt sie direkt mit: Sie entstehen beim Import gleich mit und werden mit den zuständigen Lehrkräften verknüpft.

Nicht jede Schule pflegt ihre Kurse dort. Dann lassen sich Kurse in edoop entweder manuell anlegen oder über den CSV-Kursimport in einem Durchgang einlesen. Und weil der Schultag nicht mit dem Unterricht endet: Für Betreuung und Ganztag können Sie eigene Kursgruppen anlegen, die es im amtlichen System so gar nicht gibt.

Der Import ist kein Pflichttermin, sondern der Schritt, der alle folgenden kürzer macht. Stimmt die Datenbasis, erledigen sich die Punkte 2 bis 5 fast von selbst.

2. Kollegium prüfen

Dieser Schritt dauert fünf Minuten und verhindert einen großen Teil der E-Mails der ersten Schulwoche. Gehen Sie die Kollegiumsliste einmal von oben nach unten durch und prüfen Sie die einzige Frage, die zählt: Hat jede Lehrkraft einen Zugang zu edoop?

Drei Handgriffe reichen dafür aus. Kolleginnen und Kollegen, die die Schule verlassen haben, entfernen Sie aus der Liste — damit endet auch ihr Zugriff auf Schülerdaten, was nicht nur Ordnung schafft, sondern datenschutzrechtlich geboten ist. Fehlende Personen fügen Sie der Schule direkt hinzu. Und wer bislang noch nie eingeloggt war, bekommt am besten vor dem ersten Schultag eine Erinnerung, nicht danach.

3. Elternkonten prüfen

Elternkonten werden beim Schuljahreswechsel in der Regel automatisch mitversetzt. Es gibt aber einen Fall, in dem das nicht greift: Kinder, die manuell angelegt wurden. Bei ihnen fehlt nach dem Wechsel die Verknüpfung zum Elternkonto.

Deshalb lohnt ein kurzer Blick in jede Klasse: Gibt es Kinder ohne verknüpftes Elternkonto? Wenn ja, verbinden Sie das bestehende Konto mit wenigen Klicks mit dem Kind im neuen Schuljahr. Die Eltern behalten dabei ihren Zugang, ihre Nachrichten und ihre Termine — ein neues Konto ist nicht nötig, und niemand muss sich erneut registrieren.

Sonderfall Vorschulklassen: Haben Sie im vergangenen Schuljahr mit Vorschulklassen gearbeitet, müssen die Eltern aus diesen Klassen einmalig in die neuen Klassen übernommen und mit ihren Kindern verknüpft werden. Danach greift die automatische Versetzung wieder — der Schritt fällt also nur ein einziges Mal an.

4. Schulweite Einstellungen hinterlegen

Viele Reibungspunkte im Schuljahr entstehen nicht durch fehlende Funktionen, sondern durch Einstellungen, die jede Lehrkraft für sich selbst trifft. Genau das lässt sich schulweit einmal festlegen — am besten, bevor die erste Note eingetragen und die erste Krankmeldung eingegangen ist.

Noten: Über die Einstellungen zur Notenverwaltung steuern Sie die Notenberechnung zentral. Das vereinfacht die Zusammenarbeit im Kollegium erheblich: Wer eine Klasse gemeinsam unterrichtet, arbeitet automatisch auf derselben Grundlage, statt sich in der Konferenz über Gewichtungen zu verständigen.

Abwesenheiten: Beim Genehmigungsprozess für Krankmeldungen entscheiden Sie, wie viel überhaupt durch Ihre Hände gehen muss. Einfache Abwesenheiten oder Meldungen mit Attest lassen sich automatisch genehmigen, sodass nur die Ausnahmen zur Prüfung übrig bleiben. Bei einer Schule mit zwölf Klassen ist das der Unterschied zwischen einer Morgenaufgabe und einer Nebenbemerkung.

Einmal einstellen reicht: Diese Einstellungen ziehen von Schuljahr zu Schuljahr weiter. Was Sie jetzt sauber hinterlegen, gilt auch im nächsten Sommer — dann wird aus Schritt 4 eine reine Kontrolle.

5. Schulkalender vorbereiten

Der Schulkalender ist die Stelle, an der Vorbereitung für alle sichtbar wird — Kollegium und Eltern schauen dort zuerst nach. Die Rahmentermine sind schnell gesetzt: Ferien und Feiertage übernehmen Sie mit wenigen Klicks in den Schulkalender, statt sie einzeln abzutippen.

Lohnender ist der zweite Teil: die ersten Wochen bereits füllen. Einschulung, Elternabende, Klassenfotos, Schulfest — was ohnehin feststeht, kann jetzt schon drinstehen. Für Kollegium und Eltern entsteht daraus genau der Eindruck, der einen guten Schulstart ausmacht: Hier ist alles vorbereitet.

Und damit niemand zwei Kalender parallel pflegt: Über die Abonnieren-Funktion binden Sie Ihren edoop-Kalender in Ihr eigenes Kalenderprogramm ein — die Termine erscheinen dort automatisch und aktualisieren sich mit. Wie das funktioniert, steht in unseren Neuerungen aus dem Juni.

Bonus: der beste Moment für neue Funktionen

Der Schuljahresstart ist der einzige Zeitpunkt im Jahr, an dem das gesamte Kollegium ohnehin auf Umstellung eingestellt ist. Später im Schuljahr ist jede Neuerung eine Unterbrechung — jetzt ist sie Teil des Anfangs. Wenn Sie edoop bisher nur für einen Teilbereich nutzen, ist dies der Moment, den Rest anzuschauen.

Ungenutzte Pakete lassen sich sechs Monate kostenfrei und mit vollem Funktionsumfang freischalten. Was infrage kommt, hängt davon ab, was Sie schon nutzen — je nach Schule sind das das digitale Klassenbuch, die digitale Klassenkasse oder die Elternkommunikation, dazu Schülerbeobachtungen und Umfragen. In Bayern, Hessen und Niedersachsen kommt das Zeugnisprogramm hinzu. Einen Überblick gibt die Funktionsübersicht.

Der eigentliche Gewinn liegt dabei nicht in der einzelnen Funktion, sondern im Wegfall der Zersplitterung: eine zentrale Anlaufstelle für Kollegium und Eltern statt fünf Werkzeuge, von denen niemand alle im Blick hat. Genau daran entscheidet sich, ob Digitalisierung im Schulalltag entlastet oder zusätzlich belastet.

Fazit

Ein reibungsloser Start ins neue Schuljahr ist weniger eine Frage des Aufwands als der Reihenfolge: erst die Datenbasis (Klassen und Kurse per Import), dann die Menschen (Kollegium und Elternkonten), dann die Regeln (schulweite Einstellungen), zuletzt der Kalender. Wer diese fünf Punkte in den zwei Wochen vor dem ersten Schultag abhakt, verbringt Woche eins mit Unterricht statt mit Nacharbeit. Und wenn der Einstieg noch bevorsteht: Die häufigsten Bedenken davor haben wir in Schulsoftware einführen: 5 Sorgen zusammengetragen.